書類のセキュリティ対策

企業におけるセキュリティ対策は、何もパソコンやモバイルで取り扱いをされるデータに対するものばかりではありません。
案外、そうした取り扱いが簡単なデータ面での防御については厳しくチェックをしている企業においても、紙面による情報については管理が甘いということもよくあります。

紙面による企業情報はデータと違って物理的に存在をするものですから、持ち出しや紛失をするということが起こります。
しかも複数の紙面が一度に取り扱いをされることになると、どこにどのような情報が書かれているかをしっかり把握することができなくなってしまったりするので、知らないうちに外部の人から持ち出しを受けてそこから情報が漏洩するということが起こったりします。
企業内の情報漏えい対策を行う場合には、データ上の対策と同時に紙面での対策も行っていくようにしましょう。

書類の管理

紙書類を管理する場合には、まず外部の人間が簡単にオフィス内に自由に出入りできるような状態を改めることから始めます。
オフィスフロアでは、業務を行うそれぞれのデスクの他、来訪した人を迎える打ち合わせ室や、従業員が休憩などに使うバックルームなどがあります。

それらを雑多な形で扱っていては、来訪したお得意先だけでなく荷物を配送する運送会社のスタッフ、その他飛び込みで営業に来たような人までもがその会社の重要な書類を簡単に目にすることができてしまいます。

セキュリティ意識がゆるい企業では「どうせ持っていかれるようなものもないし」とずさんなエリア管理をしていますが、たとえ少ない数でも個人情報が漏洩してしまうことにより、のちに甚大な被害につながってしまうこともあります。

対策としてはオフィスフロアをゾーニングとして、立ち入りができるエリアをそれぞれ来訪者、取引先、従業員というふうにスペースでしっかり区別してしまうことが有効な対策となります。

他にも、席を離れるときには必ず書類をふせておくようにするといったことや、社外に持ち出しをするときは上司などからチェックを受けるようにするといった管理体制も大切です。

さらに、紙面だけでなくパソコンやCDロム、DVD、BDなどといった記録メディアなどは破棄する場合にはあとから情報を読まれないように物理的に破壊しておくようにします。

紙面ならシュレッダー、データ記録メディアやHDにも専用の消去・破壊機器が販売されているので、オフィスに常備しておきましょう。